The University’s Extenuating Circumstances Procedure exists to support you with your studies, and to help you if something unexpected arises that might affect you or your assessments.
Cymraeg
The University’s Extenuating Circumstances Procedure exists to support you with your studies, and to help you if something unexpected arises that might affect you or your assessments. If you’re an undergraduate or PGT student and have submitted Extenuating Circumstances that you have not yet received a reply from the School about, it’s understandable that you might be concerned about the impact if your assessment is coming up. At Student Advice, we want to make sure that you know what your options are, and to think about the possible implications of whatever you decide to do.
The University’s Extenuating Circumstances policy is one of ‘fit to sit’, which means that if you sit or submit an assessment, no extenuating circumstances will be accepted, and you will deem yourself as fit to do so. The only exception to this is where you attempt an assessment and are subsequently impacted by circumstances that relate to a protected characteristic or a long-term health condition. This is important to note as, if you wish to challenge any mark or result you receive from the assessment at a later date on the grounds of extenuating circumstances, and you sat/submitted the assessment, you will need to provide very good reason and evidence not only of the circumstances, but also the reasons why you sat the assessment, and why you could not have known that you were not fit to do so.
Alternatively, if you do not submit the assessment by the deadline, and you do not apply for extenuating circumstances, or your extenuating circumstances declaration is rejected, your next attempt is very likely to be capped at the pass mark (The pass mark is usually 40 for undergraduate students, 50 for postgraduate students). Although you did not submit, this will be counted as an attempt, and so any subsequent attempts will be incremental (for example, if the non-submission was your first attempt at the assessment, the next attempt will be deemed your second attempt and so capped).
Importantly, if you are an undergraduate student on their 3rd attempt at an assessment, or a postgraduate student on their 2nd attempt, and you do not submit (and have no extenuating circumstances accepted) you may find that you are not given another opportunity to submit the assessment, as you will have exhausted the number of attempts permitted at an assessment as per the Academic Regulations, at 8.1. If your circumstances fall into this category, please get in touch with Student Advice.
Essentially, if your Extenuating Circumstances are not accepted or you do not receive information to confirm its acceptance prior to the deadline, you will need to make a decision on the above as to whether you submit the assessment. Bear in mind that, if you submit/sit the assessment and have no protected characteristic/long term condition, the remedies available after the assessment are very limited and will require thorough explanation and evidence. If you do not submit the assessment and have no extenuating circumstances accepted, it is very likely that your next attempt (if permitted) will be capped at the pass mark (40 for undergraduates, 50 for postgraduates).
The only exception to the above is where you have experienced circumstances related to a protected characteristic, a long-term health condition (physical or mental – that has been exacerbated and can be evidenced) or a caring responsibility.
You can find some further information on Extenuating Circumstances on this page or visit the Student Advice enquiry desk 9.30am-4.30pm, Mon-Fri (excluding Bank Holidays).
Still got questions? Contact us:
Email: advice@cardiff.ac.uk
Phone: 02920 781 410
Mae Gweithdrefn Amgylchiadau Esgusodol y Brifysgol yn bodoli i'ch cefnogi gyda'ch astudiaethau, ac i'ch helpu os bydd rhywbeth annisgwyl yn codi a allai effeithio arnoch chi neu eich asesiadau. Os ydych yn fyfyriwr israddedig neu’n fyfyriwr ôl-raddedig a addysgir a'ch bod wedi cyflwyno Amgylchiadau Esgusodol a heb gael ateb gan yr Ysgol yn eu cylch eto, mae'n ddealladwy y gallech fod yn bryderus ynghylch yr effaith os yw'ch asesiad ar y gweill. Yn ngwasanaeth Cyngor i Fyfyrwyr, rydym am wneud yn siŵr eich bod yn gwybod beth yw eich opsiynau, ac i feddwl am oblygiadau posibl beth bynnag y byddwch yn penderfynu ei wneud.
Mae polisi Amgylchiadau Esgusodol y Brifysgol yn un o 'ffit i sefyll', sy'n golygu os byddwch yn sefyll neu'n cyflwyno asesiad, na fydd unrhyw amgylchiadau esgusodol yn cael eu derbyn, a byddwch yn ystyried eich hun yn ffit i wneud hynny. Yr unig eithriad i hyn yw pan fyddwch yn ceisio asesiad ac yn cael eich effeithio wedyn gan amgylchiadau sy'n ymwneud â nodwedd warchodedig neu gyflwr iechyd hirdymor. Mae hyn yn bwysig i’w nodi oherwydd, os ydych yn dymuno herio unrhyw farc neu ganlyniad a gewch o’r asesiad yn ddiweddarach ar sail amgylchiadau esgusodol, a’ch bod wedi sefyll/cyflwyno’r asesiad, bydd angen i chi roi rheswm a thystiolaeth dda iawn, nid yn unig yr amgylchiadau, ond hefyd y rhesymau pam y safoch chi’r asesiad, a pham na allech fod wedi gwybod nad oeddech yn ffit i wneud hynny.
Fel arall, os na fyddwch yn cyflwyno’r asesiad erbyn y dyddiad cau, ac nad ydych yn gwneud cais am amgylchiadau esgusodol, neu os caiff eich datganiad amgylchiadau esgusodol ei wrthod, mae’n debygol iawn y bydd eich ymgais nesaf yn cael ei gapio ar y marc llwyddo (40 yw’r marc llwyddo fel arfer). ar gyfer myfyrwyr israddedig, 50 ar gyfer myfyrwyr ôl-raddedig). Er na wnaethoch gyflwyno, bydd hwn yn cael ei gyfrif fel ymgais, ac felly bydd unrhyw cynigion dilynol yn gynyddrannol (er enghraifft, os mai'r methiant i gyflwyno oedd eich ymgais gyntaf ar yr asesiad, bydd yr ymgais nesaf yn cael ei hystyried yn ail gynnig ac felly’n cael ei gapio).
Yn bwysig, os ydych yn fyfyriwr israddedig ar eu 3ydd cynnig ar asesiad, neu’n fyfyriwr ôl-raddedig ar eu 2il gynnig, ac nad ydych yn cyflwyno (ac nid oes unrhyw amgylchiadau esgusodol wedi’u derbyn) efallai y gwelwch nad ydych yn cael cyfle arall i gyflwyno'r asesiad, gan y byddwch wedi dod i ddiwedd y nifer o geisiadau a ganiateir mewn asesiad yn unol â'r Rheoliadau Academaidd, sef 8.1. Os yw'ch amgylchiadau'n perthyn i'r categori hwn, cysylltwch â Chyngor i Fyfyrwyr.
Yn y bôn, os na chaiff eich Amgylchiadau Esgusodol eu derbyn neu os nad ydych yn derbyn gwybodaeth i gadarnhau ei fod wedi'i dderbyn cyn y dyddiad cau, bydd angen i chi wneud penderfyniad ar yr uchod ynghylch a ydych yn cyflwyno'r asesiad. Cofiwch, os byddwch yn cyflwyno/sefyll yr asesiad ac nad oes gennych unrhyw nodwedd warchodedig/cyflwr hirdymor, mae'r atebion sydd ar gael ar ôl yr asesiad yn gyfyngedig iawn a bydd angen esboniad a thystiolaeth drylwyr. Os na fyddwch yn cyflwyno’r asesiad ac nad oes unrhyw amgylchiadau esgusodol wedi’u derbyn, mae’n debygol iawn y bydd eich ymgais nesaf (os caniateir) yn cael ei gapio ar y marc llwyddo (40 i israddedigion, 50 i uwchraddedigion).
Yr unig eithriad i’r uchod yw pan fyddwch wedi profi amgylchiadau sy’n ymwneud â nodwedd warchodedig, cyflwr iechyd hirdymor (corfforol neu feddyliol – sydd wedi’i waethygu ac y gellir rhoi tystiolaeth ohono) neu gyfrifoldeb gofalu.
Gallwch ddod o hyd i ragor o wybodaeth am Amgylchiadau Esgusodol ar y dudalen hon neu ewch i'n desg ymholiadau 9.30yb-4.30yp, Llun-Gwener (ac eithrio Gwyliau Banc).
Oes gennych chi gwestiynau o hyd? Cysylltu â ni:
E-bost: advice@caerdydd.ac.uk
Ffôn: 02920 781 410