University Review Procedure

The University Review Procedure allows students to request a review of a formal decision made by the University. However this can only be done if there are valid grounds, which are :

procedural irregularity,
an unreasonable decision unsupported by the facts presented, or
the availability of new evidence.

The request for review must be submitted within 14 days of the decision, detailing the grounds for review and supported by relevant evidence.

The review process involves the Head of Student Cases, who assesses the eligibility of the request and if the review request is deemed eligible, it will be reviewed by an independent Senior Officer or Academic who can either uphold the original decision, refer the case back for further consideration, or make a new decision.

The procedure may take time, the University will consider the Review as soon as possible but it may exceed the OIA's recommended timeline of 90 days. If the delay causes significant issues, students may wish to consider raising a complaint to the University.

If you need advice relating to a review request please get in touch with a member of the team in order for us to advise you. Student Advice is not part of Cardiff University. Our advice is independent and confidential - email [email protected] or call 02920781410

If you are struggling with your studies due to your personal circumstances help is available. You can contact Student Advice and/or your Personal Tutor. Student Life Services are also there to help you.

FAQs

Who can use the University Review Procedure?

Any student who has received a formal decision from the University that explicitly allows access to the Review Procedure.

How long do I have to submit a review request?

You must submit your request within 14 days of receiving the decision.

14 days can be a very tight timeframe especially if you need to submit additional evidence. We advise you to submit the review by the deadline, state the grounds and that additional information and/ or evidence will follow.

How do I submit a review request?

Send an email the Head of Student Cases at [email protected], specifying your grounds for review and providing necessary evidence. It is important to explain which ground you are submitting your review under.

What happens if I miss the 14-day deadline?

Late requests will only be considered if you can explain why it was not reasonable or possible to meet the original deadline. We advise you to submit the review by the deadline, state the grounds and that additional information and/ or evidence will follow. If this is not possible contact Student Advice for further guidance.

What should be included in my review request?

Clearly explain the grounds for review, how the grounds apply to your case, and provide any supporting evidence that you may have. Be aware that your case will be fully assessed on the information you provide.

Provide documents relating to the original decision as Student Cases may not have this information.

Make sure you know the procedure that relates to your review request and refer to them where necessary . You can check the Academic Regulations here.

Consider the decision and the reasons for the decision carefully.

Who reviews my case if it is eligible for consideration?

An independent Senior Officer from the Student Cases team or Academic who is not associated with your School will review your case.

What are the possible outcomes of a review?

The review may uphold the original decision, refer the case back for further consideration, or result in a new decision as per University regulations.

If my review is rejected, what can I do next?

You may wish to consider referring the case to the Office of the Independent Adjudicator (OIA) and you have 12 months in which to do so from the date that you receive your Completion of Procedures letter (COP).

Gweithdrefn Adolygu'r Brifysgol

Mae Gweithdrefn Adolygu'r Brifysgol yn galluogi myfyrwyr i wneud cais am adolygiad o benderfyniad ffurfiol gan y Brifysgol. Fodd bynnag, gallwch ond wneud hyn gan ddefnyddio un o'r seiliau dilys canlynol:

afreoleidd-dra gweithdrefnol,
penderfyniad afresymol heb ei gefnogi gan y ffeithiau a gyflwynwyd, neu
argaeledd tystiolaeth newydd.

Rhaid cyflwyno'r cais am adolygiad o fewn 14 diwrnod ar ôl derbyn y penderfyniad, gan fanylu'r sail am adolygiad a'i gefnogi gyda thystiolaeth berthnasol.

Mae'r broses adolygu yn cynnwys y Pennaeth Achosion Myfyrwyr, sy'n asesu cymhwysedd y cais, ac os yw'n gymwys am adolygiad bydd yn cael ei adolygu gan Uwch Swyddog neu Academydd annibynnol a fydd naill ai'n cynnal y penderfyniad gwreiddiol, yn cyfeirio'r achos yn ôl am ystyriaeth bellach, neu'n gwneud penderfyniad newydd.

Gall y weithdrefn cymryd amser, a bydd y Brifysgol yn ystyried yr achos cyn gynted â phosib, ond gall gymryd hirach na'r amser a argymhellir gan yr OIA sef 90 diwrnod. Os yw oedi yn achosi problemau sylweddol, gall myfyrwyr godi cwyn gyda'r Brifysgol.

Os ydych angen cyngor ynghylch cais am adolygiad cysylltwch ag aelod o'r tîm. Nid yw Cyngor i Fyfyrwyr yn rhan o Brifysgol Caerdydd. Mae ein cyngor yn annibynnol a'n gyfrinachol - e-bostiwch [email protected] neu ffoniwch 02920781410

Os ydych yn cael trafferth gyda'ch astudiaethau oherwydd amgylchiadau personol mae cymorth ar gael. Gallwch gysylltu â Chyngor i Fyfyrwyr a/neu eich Tiwtor Personol. Mae Gwasanaethau Bywyd y Myfyrwyr hefyd ar gael i'ch helpu.

Cwestiynau Cyffredin

Pwy all ddefnyddio Gweithdrefn Adolygu'r Brifysgol?

Gall unrhyw fyfyriwr sydd wedi derbyn penderfyniad ffurfiol gan y Brifysgol sy'n eu galluogi i gael mynediad at y Weithdrefn Adolygu ei ddefnyddio.

Pa mor hir sydd gennyf i gyflwyno cais am adolygiad?

Rhaid i chi gyflwyno eich cais o fewn 14 ar ôl derbyn y penderfyniad.

Nid yw 14 diwrnod yn gyfnod hir iawn yn enwedig os oes angen i chi gyflwyno tystiolaeth ychwanegol. Rydym yn eich cynghori i gyflwyno eich cais am adolygiad erbyn y dyddiad cau, nodi eich sail am wneud felly, a datgan y bydd gwybodaeth a/neu dystiolaeth bellach i ddilyn.

Sut ydw i'n cyflwyno cais am adolygiad?

Anfonwch e-bost at y Pennaeth Achosion Myfyrwyr ar [email protected], gan nodi sail eich cais am adolygiad a darparu tystiolaeth. Mae'n bwysig esbonio pam rydych yn cyflwyno cais am adolygiad.

Beth sy'n digwydd os nad ydw i'n gwneud cais o fewn 14 diwrnod?

Bydd ceisiadau hwyr ond yn cael eu hystyried os allwch esbonio pam nad oedd yn rhesymol neu'n bosib i chi gwrdd â'r dyddiad cau gwreiddiol. Rydym yn eich cynghori i gyflwyno eich cais erbyn y dyddiad cau, nodi'r sail a datgan y bydd gwybodaeth a/neu dystiolaeth ychwanegol i ddilyn. Os nad yw hyn yn bosib cysylltwch â Chyngor i Fyfyrwyr am arweiniad pellach.

Beth ddylen ei gynnwys yn fy nghais am adolygiad?

Esboniwch yn glir eich sail am adolygiad a darparwch unrhyw dystiolaeth sydd gennych. Byddwch yn ymwybodol y bydd eich achos yn cael ei asesu yn seiliedig ar y wybodaeth byddwch yn ei darparu.

Darparwch ddogfennau yn ymwneud â'r penderfyniad gwreiddiol gan efallai na fydd gan Achosion Myfyrwyr y wybodaeth hon.

Sicrhewch eich bod yn deall y weithdrefnau sy'n berthnasol i'ch cais am adolygiad a chyfeiriwch atynt lle bod angen. Gallwch wirio'r Rheoliadau Academaidd yma.

Ystyriwch y penderfyniad a'r rhesymau am y penderfyniad yn ofalus.

Pwy sy'n penderfynu os yw fy nghais yn gymwys am ystyriaeth?

Bydd Uwch Swyddog o'r tîm Achosion Myfyrwyr neu Academydd annibynnol nad sy'n gysylltiedig â'ch ysgol yn adolygu eich achos.

Beth yw canlyniadau posib adolygiad?

Gall yr adolygiad gynnal y penderfyniad gwreiddiol, cyfeirio'r achos yn ôl am ystyriaeth bellach, neu arwain at benderfyniad newydd yn unol â rheoliadau'r Brifysgol.

Os yw fy adolygiad yn cael ei wrthod, beth allaf wneud nesaf?

Efallai byddwch am ystyried cyfeirio'r achos at Swyddfa'r Dyfarnwr Annibynnol (OIA) ac mae gennych 12 mis i wneud felly ers i chi dderbyn eich llythyr Cwblhau Gweithdrefnau (COP).

Contact Student Advice Cysylltwch â Chyngor i Fyfyrwyr

[email protected]
+44 (0)2920 781410